Zeitmanagement im Büro: Die besten 3 Techniken für mehr Effizienz

Zeitmanagement im Büro: Die besten 3 Techniken für mehr Effizienz

Eisenhower-Prinzip, A-B-C-Methode, Timeboxing oder ALPEN-Methode – Techniken für mehr Effizienz und ein besseres Zeitmanagement finden sich in großer Anzahl. Unabhängig von Namen und Erfinder lassen sich drei Grundregeln aus allen vermeintlichen Trends ziehen, die Sie in jeder Branche weiterbringen.

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Effizientes Zeitmanagement fängt bei der Vorbereitung an

Die Sonne blendet beim Blick auf den Bildschirm, nach zwei Stunden an der Tastatur schmerzen Ihre Handgelenke und wenn Ihr Kopf gerade nicht drückt, meldet sich Ihr Rücken? Ihr Zeitmanagement kann effizient und durchdacht sein, und doch nicht funktionieren, wenn die Umstände nicht stimmen. Bevor Sie sich also einer Technik zuwenden, ist die Vorbereitung entscheidend.

1. Richten Sie sich richtig ein:

Vom passenden Arbeitsstuhl bis zum höhenverstellbaren Schreibtisch, Schranksystem und Sichtschutz muss Ihr Arbeitsplatz funktional, praktisch und ergonomisch sein. Investieren Sie in hochwertige Ausstattung und richten Sie sich auf Ihren Bedarf ausgerichtet ein. Sie legen damit das Fundament für effizientes und gesundes Arbeiten.

2. Finden Sie Fehler und Zeiträuber:

Müssen Sie zu drei Stationen, um einen Brief zu verschicken? Stolpern Sie regelmäßig über die Kabel neben Ihrem Schreibtisch? Nervt Sie die Geräuschkulisse Ihres Kollegen?

Beheben Sie Probleme, die Ihre Zeit rauben. Kreieren Sie durch schalldämmende Wandabsorber eine ruhigere Umgebung. Nutzen Sie Kabelkanäle und schaffen Sie eine Ordnung, die Ihnen entgegenkommt.

3. Schalten Sie Ablenkungen aus:

Effizientes Zeitmanagement funktioniert nur dann, wenn Sie sich problemlos konzentrieren können. Das kann im Großraumbüro ebenso schwerfallen wie im Homeoffice. Neben ablenkenden Geräuschen kann auch flackerndes Licht, schlechte Raumluft oder unnötige Ausstattung den Fokus stören. Betreiben Sie Minimalismus, achten Sie auf gesundes Klima und kreieren Sie die individuell optimale Arbeitsumgebung für sich. Das kann bedeuten, braunes Rauschen einzusetzen oder eine bessere Beleuchtung zu verwenden.

Zeitmanagement-Regel 1: Priorisieren und Organisieren

Ein Paradebeispiel der Zeitmanagement-Techniken ist das Eisenhower-Prinzip. Bei diesem werden alle Aufgaben in einen von vier Quadranten eingeteilt:

  • Dringend und wichtig
  • Wichtig, aber nicht dringend
  • Dringend, aber nicht wichtig
  • Weder wichtig noch dringend

Aufgaben aus dem ersten Quadranten werden sofort erledigt. Aufgaben aus dem zweiten Quadranten werden regelmäßig abgearbeitet. Was sich im dritten und vierten Quadranten befindet, wird delegiert oder abgeschafft. Auf diese Weise ordnen Sie anstehende Arbeiten in der richtigen Reihenfolge und reduzieren Ihre To-do-Liste auf sinnvolle Punkte.

Motivation durch Prioritäten: die 2-Minuten-Regel

Sie können Ihre Aufgaben zusätzlich ordnen, wenn Sie der 2-Minuten-Regel folgen. Erledigen Sie alles, was in 2 Minuten geschafft werden kann, jetzt sofort. Dadurch haken Sie in kurzer Zeit zahlreiche Kleinigkeiten ab, die sich ansonsten anhäufen. Gleichzeitig gewinnen Sie an Motivation und dem Gefühl, effizient zu sein. Das erleichtert die folgende Arbeit.

Überwinden Sie sich: Eat the Frog

Eine weitere Technik für gutes Zeitmanagement geht mit einer großen Portion Überwindung einher. Schieben Sie die Antwort auf eine E-Mail seit Tagen vor sich her? Müssten Sie ein unangenehmes Telefonat führen oder eine Präsentation planen und verdrängen die Aufgaben mehr oder minder erfolgreich?

Nehmen Sie die Arbeiten, auf die Sie am wenigsten Lust haben, und haken Sie diese zuerst ab. Sie fühlen sich im Anschluss befreit und motiviert, kommen schneller voran und haben Selbstwirksamkeit bewiesen.

Zeitmanagement-Regel 2: Fokussieren

Sie wollen einen Text fertigstellen. 45 bis 60 Minuten sollten dafür vollkommen reichen. Anstatt zu schreiben, verbringen Sie die nächste Stunde jedoch damit, Telefonate zu führen, die zur Recherche führen, beantworten Mails und geben Bestellungen auf. Kaum haben Sie zwei Sätze der eigentlichen Aufgabe verfasst, klingelt wieder das Telefon. Am Ende des Tages ist der Text noch immer nicht fertig, aber Ihre Gedanken kreisten um 95 andere Themen.

Multitasking und ständige Ablenkungen führen uns nicht ans Ziel. Besser sind Konzentration, Fokus und designierte Zeiträume. Legen Sie fest, von wann bis wann Sie sich einem Punkt auf Ihrer Liste widmen und schalten Sie währenddessen potenzielle Störfaktoren aus. Nehmen Sie keine Telefonate an, wenn Sie eigentlich einen Report erstellen müssen. Beim sogenannten Timeboxing arbeiten Sie zielstrebig eine Einheit in einem vorgegebenen Zeitrahmen ab. Zum einen wird es dadurch einfacher, Achtsamkeit im Arbeitsalltag zu betreiben. Zum anderen gehen Sie dadurch effektiver vor und schaffen schneller mehr.

Keine Konzentration ohne Pausen

Unterteilen Sie Ihren Arbeitstag in aktive Phasen, die durch Pausen voneinander abgegrenzt werden. Spätestens nach 90 Minuten sollten Sie eine Auszeit von 10 bis 15 Minuten einlegen. Haben Sie dreimal 90 Minuten gearbeitet, ist eine Pause von einer Stunde erforderlich. Bewegen Sie sich in dieser Zeit an der frischen Luft oder legen Sie ein Nickerchen auf bequemen Loungemöbeln ein, essen Sie etwas und kommen Sie auf andere Gedanken. Sie gewinnen dadurch wieder Kraft und die Möglichkeit, sich erneut zu konzentrieren.

Zeitmanagement-Regel 3: Revidieren und optimieren

Entwickeln Sie eine Routine, können Sie sich auf Konzentration und Produktivität konditionieren. Dennoch müssen Sie regelmäßig eine Bestandsaufnahme durchführen. Wo verbergen sich bisher unbekannte Zeitfresser? Kommt es immer wieder zu Meetings, die unnötig lang sind? Gibt es schier unendliche E-Mail-Korrespondenz, die sich durch ein Telefonat abkürzen und beenden ließe? Lässt Ihre Konzentration bereits nach 30 Minuten nach und sind Sie mit mehr Pausen produktiver?

Passen Sie Ihren Plan an, bauen Sie Zeitpuffer ein und optimieren Sie auf diese Weise fortlaufend Ihr Zeitmanagement. An dieser Stelle lohnt sich auch ein Blick auf die Aufgaben, die immer wieder auf der Strecke bleiben. Was hindert Sie daran, die Arbeit rechtzeitig zu erledigen? Wo und wie können Sie Ihre Kapazitäten besser einsetzen? Merzen Sie Probleme schrittweise aus und teilen Sie Ihre Zeit individuell ein, um die besten Erfolge zu erzielen.

Zeitmanagement-Methoden: Nutzen Sie die Vorlagen

Mittlerweile finden sich unzählige Methoden des Zeitmanagements. Viele haben Vorteile zu bieten. Mit der ALPEN-Methode wird es beispielsweise möglich, Arbeitszeit besser zuzuordnen und Überlastung zu vermeiden. Sie besteht aus:

  • Aufgaben notieren
  • Länge schätzen
  • Pufferzeiten einbauen
  • Entscheidungen treffen
  • Nachkontrolle durchführen

Auch sie eignet sich aber längst nicht für alle Branchen und Arbeitsbereiche. Ein wichtiger und allgemeingültiger Grundsatz daraus lässt sich allerdings nahezu überall anwenden. Nehmen Sie sich zu Beginn der Arbeit Zeit, Ihre Aufgaben in einer sinnvollen Reihenfolge zu notieren. Sie erstellen dadurch einen effektiven Fahrplan, vermeiden unnötigen Leerlauf und verbessern Ihre Effizienz.

Nutzen Sie bei allen Methoden die Faktoren, die individuell für Sie funktionieren. Verwerfen Sie den Rest. Hierdurch können Sie Ihre eigene Methode entwickeln.

Zeitmanagement und mehr – viele Wege führen zur Effizienz

Die Gestaltung Ihres Arbeitsplatzes von der augengesunden Bürobeleuchtung bis hin zu mobilen Büromöbeln spielt eine entscheidende Rolle für Ihre Leistungsfähigkeit und Konzentration. Ebenso wie bei dem Zeitmanagement müssen Sie hierbei individuell vorgehen, um die besten Ergebnisse zu erzielen.

Wollen Sie Ihren Arbeitsalltag effizienter gestalten, müssen Sie das Gesamtbild betrachten. Sind Sie bereits nach kurzer Zeit erschöpft oder leiden ständig unter Kopfschmerzen? Dann sind andere Schritte notwendig als bei Ablenkungen durch Geräusche. Besser als pauschale Methoden ist es immer, einen persönlichen Plan zu entwerfen.

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