Digital Detox im Büro: So reduzieren Sie digitale Ablenkungen

Zoom, Loom, Skype, Social Media, Mails, Apps und 93 Programme ergeben gemeinsam mit ständiger Erreichbarkeit eine enorme Belastung für Ihre Nerven und Ihre Konzentration. Das dringend nötige Gegenmittel – Digital Detox – scheint im Büro kaum umsetzbar. Mit unseren Tipps gelingt es Ihnen dennoch, mit dem Digitalfasten für mehr Entspannung und Leistungsfähigkeit zu sorgen.

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Was ist Digital Detox und wie funktioniert es? 

Beim Digitalfasten verzichten Sie für einen eingeschränkten Zeitraum vollständig oder teilweise auf digitale Medien. Das kann bedeuten, vollkommen technikfreie Tage einzulegen oder zumindest stundenweise nicht auf das Handy zu schauen. Das Ziel ist, die Nerven zu entlasten, dem realen Leben mehr Aufmerksamkeit zu schenken und achtsamer mit den eigenen Ressourcen umzugehen. Davon profitieren die Konzentration, die Leistungsfähigkeit und das Wohlbefinden. 

Wie lange dauert das Digitalfasten? 

Die Dauer des Digital Detox kann einige Stunden pro Tag, mehrere Tage oder Wochen umfassen. Beim Digital Detox im Büro ist es realistisch und sinnvoll, digitalfreie Stunden einzuplanen und generell bewusster mit digitalen Medien umzugehen. 

Welche Vorteile bringt das digitale Entgiften mit sich? 

Digitale Medien und ständige Erreichbarkeit sind im beruflichen wie im privaten Alltag mittlerweile für viele Normalität. Was dabei häufig zu spät auffällt, ist die enorme Belastung, die damit einhergeht. Zwischen Chats, Push-Nachrichten und immer wieder neuen Tools leidet die Konzentrationsfähigkeit und das Risiko für eine ganze Reihe von Beschwerden und Krankheiten steigt. Zu ihnen gehören: 

• Verspannungen
• Kopfschmerzen
• Rückenschmerzen
• Störungen der Verdauung
• Schlafstörungen
• Burnout

Warten Sie nicht darauf, dass Sie sich ausgelaugt fühlen oder Ihre Aufgaben kaum mehr bewältigen können. Reduzieren Sie die Belastung durch digitale Medien sofort. Das gelingt sogar im Büro einfacher als gedacht. 

9 Tipps für Digital Detox: So gelingt das Digitalfasten im Büro 

Ein Büro ohne Rechner und Smartphone? Allein die Vorstellung ist absurd. Obwohl Internet und moderne Medien mittlerweile unerlässlich sind, können Sie dennoch bewusster und vor allem gesünder mit den Einflüssen umgehen. 

Tipp 1: Machen Sie eine Bestandsaufnahme 

Hand aufs Herz: Wie oft schauen Sie täglich auf Ihr Handy? Wie oft checken Sie E-Mails, lassen sich von einer Push-Nachricht ablenken oder quälen sich durch ein Programm, das eine Erleichterung darstellen soll, aber keine ist? Und wie schnell werden Sie nervös, wenn Sie keinen Blick auf Ihr Smartphone werfen können? 

Moderne Technik und Medien haben große Bereiche unseres Lebens übernommen. Wir nutzen Sie für die Kommunikation, die Arbeit und die Unterhaltung. Wir informieren uns mit ihnen über das Weltgeschehen, recherchieren, präsentieren und kaufen ein. So zahlreich die Vorteile der modernen Möglichkeiten sind, sie fordern einen ungeahnt großen Tribut. 

Seien Sie daher ehrlich zu sich selbst oder nutzen Sie eine App, um Ihre Mediennutzung zu dokumentieren. Das Ergebnis ist für viele erschreckend. Gerade dadurch kann es jedoch wachrütteln und zum Digital Detox motivieren. 

Tipp 2: Minimalismus auf dem Computer – misten Sie aus und stellen Sie ab

Auf dem Smartphone und dem Rechner sammeln sich häufig Unmengen an Apps und Tools an, die vermeintlich das Leben erleichtern und die Arbeit effizienter gestalten. Ebenso wie beim Minimalismus im Büro sollten Sie hier genauer hinschauen und aussortieren. 

• Was verwenden Sie wirklich und regelmäßig?
• Welche „Helfer“ sind mehrfach vorhanden oder überschneiden sich in den Funktionen?
• Was erschwert Ihre Arbeit, anstatt sie zu erleichtern?
• Was lenkt Sie immer wieder ab, ohne einen Mehrwert zu haben?

Indem Sie Ordnung auf Ihren Geräten schaffen und sie individuell auslegen, schaffen Sie die besten Voraussetzungen dafür, bewusster mit der digitalen Welt umzugehen. Übertragen Sie den Minimalismus im Büro auch auf die digitale Welt, um freier zu arbeiten. 

Tipp 3: Legen Sie einen Kommunikationskanal fest 

Skype, Zoom, Discord, WhatsApp, Teams, Telegram, ChatWerk, Mails, Messenger, Telefon – das riesige Angebot an Kommunikationswegen und -mitteln bietet zwar das Passende für jeden. Es sorgt allerdings auch regelmäßig für Verwirrung und unnötig viele Nachrichten, die auf Sie einprasseln. 

Legen Sie als Teil Ihres Digital Detox Ihre Kommunikationskanäle fest und beschränken Sie sich dabei auf das Wesentliche. Schaffen Sie ab, was Sie ablenkt oder Ihre Zeit verschwendet, ohne Ergebnisse hervorzubringen. 

Eine mögliche Einteilung kann wie folgt aussehen: 

• Telefon: Dringende Angelegenheiten, kurze Absprachen und alles, was mehr als eine E-Mail erfordert, wird am besten in einem Telefongespräch geklärt.
• E-Mails: Kann die Antwort warten? Handelt es sich um komplexe Nachrichten oder sind Anhänge nötig? Wenn Nachweise über den Austausch nötig sind oder es sich um bloße Mitteilungen handelt, ist die Mail das Mittel der Wahl.
• (Video-)Chat: Während der Pandemie waren Zoom und Co. für viele unverzichtbar und im Rahmen der Globalisierung sind sie nach wie vor eine große Hilfe in vielen Bereichen. Absprachen, Anleitungen und Austausch unter mehreren Personen lassen sich mit ihnen am besten umsetzen. Allerdings sollten dabei klare Regeln gelten. Läuft der Gruppenchat den ganzen Tag nebenbei, kann er eine immense Ablenkung darstellen und ein sinnfreier Zeitfresser sein.

Geben Sie direkt an, welche Aufgaben und welche Anliegen auf welchem Kanal bearbeitet werden. Sie gestalten damit die Kommunikation effizienter und reduzieren die Zeit, die Sie mit digitalen Medien verbringen. 

Tipp 4: Lieber Sprechen als Schreiben 

Seit Tagen schreiben Sie Mail nach Mail und kommen doch nicht weiter. Immer wieder treten Missverständnisse auf oder Sie warten hinderlich lange auf eine Antwort. Greifen Sie in diesen Fällen zum Telefon oder vereinbaren Sie ein Meeting. Sie kreieren damit die folgenden Vorteile: 

• Sie nehmen Abstand vom Monitor: Stehen Sie auf und gehen Sie während des Telefonats ein paar Schritte oder um den Block. Alternativ verabreden Sie sich zu einem Gespräch, bei dem Sie beide in Bewegung bleiben. 
• Sie sind effizienter: Vieles lässt sich persönlich leichter und schneller klären als in Textform.
• Sie reduzieren Frust: Reden Sie aneinander vorbei? Dabei kommt unweigerlich Ärger auf. Im persönlichen Gespräch lassen sich Missverständnisse schneller beseitigen und gemeinsame Prioritäten werden leichter hervorgehoben. 

Tipp 5: Reduzieren und konzentrieren Sie Ihre Erreichbarkeit 

So normal die ständige Erreichbarkeit und die Vermischung von Berufsalltag und Privatleben mittlerweile auch ist: Sie tut niemandem gut. Einerseits stört Sie die Konzentration. Andererseits verhindert sie, dass wir wirklich abschalten und entspannen. Und zum Dritten verringert sie die Effizienz bei der Arbeit, was wiederum die Motivation sinken lässt. 

Besser: Legen Sie Zeiten fest, in denen Sie ans Telefon gehen, Ihre E-Mails beantworten oder via Chat zur Verfügung stehen. 

Lesen und bearbeiten Sie Ihre Post und Ihre E-Mails beispielsweise morgens und vor dem Feierabend. Die Korrespondenz ist dadurch immer noch zeitnah, lenkt Sie über den Tag verteilt jedoch nicht mehr ab. Geben Sie feste Sprechzeiten an und schalten Sie Ihr Telefon außerhalb dieser Zeiten stumm. 

Deaktivieren Sie Push-Nachrichten und kontrollieren Sie Ihre Eingänge aktiv nur in den Erreichbarkeitszeiten. Der Rest des Arbeitstages wird dadurch strukturierter und fokussierter – und Sie erleben eine milde und bürotaugliche Form des Digital Detox. 

Tipp 6: Geben Sie analogen Alternativen den Vorzug 

Wie spät ist es gerade? Wer für die Uhrzeit aufs Handy schaut, kann dabei auch gleich noch die eingegangenen Nachrichten lesen (und beantworten), sieht die drei wartenden Mails und den verpassten Anruf. Darüber wird gerne vergessen, dass das eigentliche Anliegen schlicht und einfach die Uhrzeit war. Der empfundene Druck wächst jedoch.

Wann immer es eine analoge Alternative zu digitalen Medien gibt, nutzen Sie diese: 

• Halten Sie Ihre To-do-Listen und Termine auf Papier fest. 
• Notieren Sie Ideen von Hand, anstatt dafür Smartphone oder Computer zu nutzen. 
• Setzen Sie auf die gute alte Armbanduhr. 
• Drucken Sie gelegentlich Dokumente oder Recherche aus, um Sie in Ruhe und entfernt von digitalen Medien zu lesen. 

Fragen Sie sich vor jeder Aufgabe, wie Sie sie ohne Technik und Apps lösen würden. Das verändert Ihre Perspektive und zeigt zahlreiche Gelegenheiten auf, Digitalfasten zu betreiben. Häufig fällt dabei auf, dass Geräte, Programme und digitale Vernetzung nicht immer die beste Wahl sind. 

Tipp 7: Verteidigen Sie Ihre Pausen und Ihren Feierabend 

Digital Detox schont die Nerven und sorgt dafür, dass Sie sich besser konzentrieren können. Es fällt leichter, Prioritäten einzuhalten, und Ihre Leistungsfähigkeit steigt. 

Schalten Sie während Ihrer Konzentrationsphasen, Ihrer Pausen und nach Feierabend Ihre Erreichbarkeit ab. Während der Arbeit können Sie ohne Ablenkungen Ihre Aufgaben schneller und besser erledigen. In den Pausen und nach dem Büro können Sie so mental besser abschalten und wirklich Kraft tanken. Das kommt Ihrer professionellen Performance und Ihrem Privatleben zugute. 

Tipp 8: Digital Detox und Achtsamkeit: Eins nach dem anderen 

Arbeiten Sie jetzt gerade an einem Entwurf für einen Kunden, einer Präsentation oder einem Report? Dann arbeiten Sie ausschließlich an Entwurf/Präsentation/Report. Schalten Sie (potenzielle) Ablenkungen aus. Geben Sie Ihrem Handy eine Pause, deaktivieren Sie Benachrichtigungen auf dem Desktop. Melden Sie sich in Chats ab. 

Legen Sie Zeiten fest, in denen Sie nicht erreichbar sind und nutzen Sie diese für konzentrierte Arbeit oder Erholung. Indem Sie alles ab- und ausschalten, was Sie gerade nicht benötigen, betreiben Sie Digital Detox und effiziente Achtsamkeit in einem. 

Tipp 9: Richten Sie Telefonzonen ein 

Telefonate am Bürotisch anzunehmen, war lange Zeit vollkommen normal. In der modernen Arbeitswelt und vor allem im Großraumbüro kann es allerdings unhöflich und ungünstig sein. Ganz zu schweigen davon, dass Sie sich damit eine Chance auf Bewegung vergeben. 

Verlegen Sie Telefonate nach draußen und gehen Sie dabei, um Kreislauf und Muskeln in Schwung zu bringen. Oder nutzen Sie Telefonzellen innerhalb des Büros, in denen Sie sich ganz auf das Gesprochene und Ihren Gesprächspartner konzentrieren – anstatt auf dem Monitor parallel Aufgaben zu erledigen. Das Abschalten zum Zuhören kommt gleichzeitig Kollegen zugute, die sich ohne hörbare Gespräche im Umfeld besser konzentrieren können. 

Warum Digital Detox so schwerfällt 

Gewöhnung ist das Zauberwort, das hinter der engen Verbindung zwischen Menschen und digitalen Lösungen steht. 

Eine To-Do-Liste ist nötig? Wir zücken das Handy und öffnen eine App, anstatt Stift und Block zu verwenden. Mind-Maps mit mehreren Personen erstellen? Dafür gibt es mit Sicherheit ein Programm – obwohl es die gute alte Tafel auch tun würde. 

Digitale Lösungen können vieles erleichtern, aber auch vieles unnötig verkomplizieren. Halten Sie nach Alternativen Ausschau und wägen Sie ab, was sich für die aktuelle Aufgabe am besten bewährt. Im Zweifelsfall plädieren Sie für die „altmodische“ Option und verwenden Sie die Ergebnisse als Ausgangspunkt für die digitale Bearbeitung. 

Das bringt anfangs zwar einen scheinbaren Mehraufwand mit sich, reduziert aber die Zeit vor dem Monitor erheblich und eröffnet gleichzeitig mehrere Optionen. Diktieren Sie Texte, erste Ideen und Nachträge oder halten diese handschriftliche fest, beschäftigen Sie sich eingehender mit den Gedanken und der Aufteilung. Und das, ohne bisher einen Rechner oder Bildschirm bemüht zu haben. Das kann der Bildschirmmüdigkeit vorbeugen, das Risiko für Kopfschmerzen reduzieren und Ihrer Arbeit einen ungewohnten Tiefgang verleihen. Mit anderen Worten: Es steigert die Effizienz. 

Digital Detox: Mehr als eine Fastenkur 

Morgens schrillt der analoge Wecker. Im Büro werden die Anrufe zuerst beantwortet. Die Mindmap mit den Mitarbeitern wird am Konferenztisch erstellt, direkt an der Schallschutzwand mit Rollen als Basis. Bevor der erste Tastenklick erfolgt, ist die E-Mail gedanklich bereits ausformuliert. Was altmodisch anklingt, sind in Wirklichkeit Methoden, die Zeit und nervliche Kapazitäten sparen und schonen. 

Eine multifunktionale Büroeinrichtung ist automatisch darauf ausgelegt, auch bei einem Stromausfall oder beim Digital Detox volle Effizienz zu ermöglichen und die Zeit an den Bildschirmen auf das effektive Minimum zu reduzieren. Denn sie bringt vollkommen unabhängig von Rechner, Laptop, Tablet und Co. eine ganze Reihe von Vorteilen mit sich. Dazu gehören großzügig bemessene Schreibtische ebenso wie mobile Büromöbel und der passende Schutz vor Störungen und Lärm durch Akustik- und Sichtschutzelemente.